Vào tháng 1/2014, Giám đốc ĐHQGHN đã kí quyết định giao cho Trường ĐHKHXH&NV nhiệm vụ đào tạo ngành Quản trị văn phòng (QTVP). Đây cũng là ngành đào tạo đại học duy nhất của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn được ĐHQGHN cho phép tuyển sinh mới trong năm nay. Sự kiện này mở ra những cơ hội học tập và nghề nghiệp mới cho người học.

Chia sẻ bên thềm tuyển sinh ĐH 2014, PGS.TS Vũ Thị Phụng (Chủ nhiệm Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường ĐHKHXH&NV) nhấn mạnh: “Đây là ngành học dành cho những người năng động và chuyên nghiệp, vì để trở thành một nhà Quản trị văn phòng giỏi, bạn cần có đầu óc tổ chức và quản lí, khả năng tương tác và giao tiếp tốt, có khát vọng trở thành những “key person” đóng góp vào sự thành công trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp”…

PGS.TS Vũ Thị Phụng – Chủ nhiệm Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng. (Ảnh: Thành Long/USSH)

– Xin PGS cho biết thông tin về quá trình đào tạo ngành học này ở Trường ?

Trên thực tế, đây không phải là ngành học mới, vì ngành này đã được đào tạo ở Trường ĐHKHXH&NV từ năm 1997. Khi đó, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng thuộc Trường ĐHKHXH&NV là cơ sở đầu tiên và duy nhất ở Việt Nam được phép triển khai đào tạo ngành học này ở bậc đại học.Trong 17 năm qua, QTVP được đào tạo chung với Lưu trữ học (ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng). Hiện nay, do nhu cầu nhân lực về ngành, nghề QTVP trên thị trường lao động ngày càng tăng cao, cũng như đứng trước nhu cầu phát triển tự thân của ngành khoa học này, ĐHQGHN đã cho phép tách ngành LTH&QTVP thành hai ngành độc lập.

– Tại sao hiện nay nhu cầu tuyển dụng nhân lực thuộc lĩnh vực QTVP lại tăng cao, thưa PGS?

Vì văn phòng là khu vực hoặc bộ phận hiện hữu trong tất cả các cơ quan, doanh nghiệp, nên vấn đề QTVP – được hiểu là việc tổ chức, điều hành hoạt động của toàn bộ khu vực hoặc bộ phận văn phòng sao cho hiệu quả – là nhiệm vụ và trách nhiệm của tất cả những người đứng đầu các cơ quan, doanh nghiệp.

Đối với các cơ quan, doanh nghiệp nước ngoài, từ lâu QTVP đã được coi là một ngành khoa học mang tính liên ngành và được đặc biệt coi trọng, áp dụng phổ biến trong lĩnh vực quản lí hành chính, quản trị kinh doanh. Việc đào tạo nguồn nhân lực về QTVP (gồm nhân lực quản lí, phụ trách và nhân viên làm việc trong các văn phòng) vì thế, trở thành một nhu cầu tất yếu.

Mặc dù được triển khai đào tạo từ cuối những năm 90 của thế kỉ trước, nhưng đến nay QTVP vẫn còn là một ngành học mới, nên số lượng sinh viên ra trường chưa đáp ứng đủ nhu cầu của xã hội. Theo thống kê sơ bộ, hiện nay ở Việt Nam số sinh viên được đào tạo ngành QTVP mới chỉ dừng ở con số vài trăm cử nhân / 1 năm. Trong khi đó, Văn phòng của hàng ngàn cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, tổ chức phi chính phủ, đặc biệt là Văn phòng của khoảng 500 nghìn doanh nghiệp đang hoạt động và thường xuyên có nhu cầu tuyển dụng nhân lực về QTVP. Như vậy có thể nói, nhu cầu và cơ hội việc làm của ngành học này đã và sẽ tiếp tục tăng cao trong thời gian tới.

– Trong suy nghĩ của nhiều người trước đây, QTVP là nghề “bàn giấy”, nhưng hiện nay đây lại là nghề dành cho những người năng động và chuyên nghiệp. PGS có thể chia sẻ quan điểm của mình?

Trước đây từ “bàn giấy” được dùng để chỉ nghề nghiệp của những người làm ở bộ phận gián tiếp, công việc có phần thụ động và buồn tẻ. Ngày nay, Văn phòng là nơi bộ máy lãnh đạo bàn thảo và ban hành các quyết định quản lí, là trụ sở liên lạc và giao dịch chính thức của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp với các cơ quan, đối tác bên ngoài. Văn phòng là nơi thu thập và xử lí thông tin, là nơi tổ chức và theo dõi, kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện các quyết định quản lí đã được ban hành. Có thể nói, Văn phòng là bộ phận tham mưu đắc lực cho các cấp lãnh đạo và quản lí trong việc tổ chức, điều hành hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Chính vì thế, để đáp ứng yêu cầu hội nhập và phát triển, người làm trong lĩnh vực QTVP phải là những người có tư duy và phương pháp tổ chức, quản lí; năng động và sáng tạo; có tính chuyên nghiệp; thành thục kĩ năng hành chính; tiếp cận với công nghệ hiện đại và có khả năng thích ứng cao với hoàn cảnh thì mới có thể hoàn thành tốt công việc.

– Vậy trong Chương trình đào tạo ngành QTVP, Khoa đã và sẽ tập trung trang bị những khối kiến thức gì để người học có được những năng lực nghề nghiệp cần thiết nhất?

Khi xây dựng chương trình đào tạo QTVP cho một ngành độc lập, Khoa đã thiết kế các môn học chuyên ngành tập trung vào một số khối kiến thức sau:

Thứ nhất là khối kiến thức có tính lí luận nhằm trang bị cho người học những hiểu biết cơ bản về Văn phòng và Quản trị văn phòng; về tổ chức và hoạt động của văn phòng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội và doanh nghiệp; về khoa học tổ chức, quản lí, điều hành; về năng lực, phẩm chất của nhà quản trị và quản trị văn phòng; về tư duy và phương pháp thực thi các biện pháp để giúp các cơ quan, doanh nghiệp trong việc: Quản trị hệ thống thông tin; Quản trị nhân sự, cơ sở vật chất và tài chính trong văn phòng; Áp dụng hệ thống quản lí chất lượng theo tiêu chuẩn ISO…

Thứ hai là khối kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ, nhằm giúp người học nắm vững và có khả năng thực hiện đúng các quy trình, nghiệp vụ công việc trong văn phòng như: Nghiệp vụ hành chính văn phòng; Nghiệp vụ tổ chức công việc văn phòng; Nghiệp vụ tham mưu, tổng hợp; Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ; Nghiệp vụ thư kí, lễ tân văn phòng; Quản lí cơ sở vật chất; Xây dựng văn hoá công sở, văn hoá doanh nghiệp…Nếu nắm chắc khối kiến thức này, người học sẽ có đủ năng lực để đảm nhận nhiều vị trí trong văn phòng các cơ quan, tổ chức, và doanh nghiệp.

Thứ ba là khối kiến thức về các kĩ năng hành chính và kĩ năng mềm, rất cần thiết cho những ngừoi làm việc trong các văn phòng hiện đại và chuyên nghiệp như: Kĩ năng soạn thảo và ban hành văn bản; Kĩ năng quản lí, khai thác hồ sơ; Kĩ năng giao tiếp; Kĩ năng tổ chức hội họp và sự kiện; Kĩ năng tham mưu; Kĩ năng thuyết trình; Kĩ năng thu thập và xử lí thông tin, Kĩ năng quản lí thời gian, Kĩ năng kiểm soát và giải quyết xung đột…Những kĩ năng này đảm bảo cho người học không chỉ có tư duy, chuyên môn, nghiệp vụ mà còn có khả năng thích ứng với công việc, hoàn cảnh và các mối quan hệ luôn luôn biến động trong các văn phòng hiện đại.

– Khoa có những ưu thế gì trong đào tạo QTVP so với các cơ sở đào tạo khác?

Hiện nay, mặc dù có một số trường đại học đào tạo ngành QTVP, nhưng Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng – Trường ĐHKHXH&NV có ưu thế là đơn vị đầu tiên đào tạo Quản trị văn phòng tại Việt Nam và đã có gần 20 năm kinh nghiệm. Trong bản Khuyến nghị của Hội thảo “ Hợp tác nghiên cứu và đào tạo về Quản trị văn phòng ở Việt Nam” được tổ chức vào tháng 5/2011, các đại biểu tham dự đến từ nhiều trường đại học đã khẳng định: Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng là đơn vị tiên phong và giữ vị trí đứng đầu trong những cơ sở đào tạo bậc đại học về Quản trị văn phòng ở Việt Nam. Khoa là nơi đào tạo và cung cấp đội ngũ giảng viên và là cầu nối trong việc đề xuất tổ chức các hội thảo, toạ đàm và các hình thức liên kết khác giữa các trường trong nghiên cứu và đào tạo nhân lực về quản trị văn phòng”.

Sở dĩ uy tín của Khoa được khẳng định như vậy là vì, cùng với trách nhiệm tiên phong trong việc mở ngành học, trong những năm qua, khoa đã không ngừng đổi mới chương trình và phương pháp đào tạo, triển khai nhiều đề tài nghiên cứu, hợp tác với các trường đại học, các cơ quan, doanh nghiêp tổ chức nhiều hội thảo khoa học về quản trị văn phòng. Cho đến thời điểm hiện tại, 100% giảng viên của Khoa có có trình độ sau đại học, trong đó hơn 50% có học vị TS và học hàm GS, PGS. Khoa có nhiều công trình nghiên cứu có tính chất tiên phong trong lĩnh vực QTVP. Bên cạnh đó, quan hệ hợp tác rộng mở với các ĐH của Pháp, Nhật Bản, Hàn Quốc, Singappore… đã giúp cán bộ và sinh viên của Khoa có cơ hội giao lưu, hội nhập với khu vực và quốc tế. Chất lượng đào tạo của Khoa được khẳng định qua kết quả khảo sát tỉ lệ sinh viên tốt nghiệp có việc làm cao (95% sau 3 tháng tốt nghiệp).Khoa đã tham gia kiểm định chất lượng đào tạo và được công nhận đạt chuẩn quốc gia.

Trong thời gian gần, Khoa sẽ đề nghị Trường ĐHKHXH&NV và Đại học Quốc gia Hà Nội cho phép triển khai đào tạo thạc sĩ ngành QTVP, mở ra cơ hội học tập và rèn luyện ở những bậc học cao hơn cho các sinh viên sau tốt nghiệp.

– Xin cảm ơn PGS.